Scrum Teams vergroten hun efficiëntie en effectiviteit door hun flow te optimaliseren. In de praktijk geef je hier invullen aan met de Kanban practices voor Scrum Teams:
- Visualiseren van de Workflow
- Beperken van Work in Progress (WIP)
- Actief managen van werk-items
- Inspectie en aanpassing van de definitie van de Workflow van het team
1. Visualiseren van de Workflow
Het Scrum-bord is een veelgebruikt hulpmiddel om de Workflow te visualiseren. Het geeft Sprint Backlog Items weer in verschillende stadia van het werkproces. Het bord is onderverdeeld in kolommen die de stadia van werk vertegenwoordigen, zoals “To Do”, “In Progress” en “Done”. Het geeft het team een duidelijk overzicht van het werk en bevordert transparantie.
2. Beperken van Work in Progress (WIP-limiet)
Het beperken van Work in Progress (ook wel werk-in-uitvoering genoemd) is ook een essentieel onderdeel de Kanban practices. Het stelt een maximumgrens in voor het aantal werk-items dat tegelijkertijd in een bepaald stadium van het werkproces wordt uitgevoerd. Wanneer het Scum Team deze limiet handhaaft, voorkomt het overbelasting, bevordert het focus en doorstroming van werk. De Daily Scrum zijn Sprint Retrospective is een veelgebruikte momenten om WIP te inspecteren.
3. Actief managen van werk-in-uitvoering (WIP)
Het actief managen van werk-in-uitvoering (Work-in-Progress, WIP) in de context van Scrum met Kanban verwijst naar het bewust beperken en beheersen van het werk. Het is wederom een essentieel onderdeel van de Kanban practices en vereist het volgende:
- WIP-limiet – Een limiet voor het aantal PBI’s dat het Scrum Team in een bepaald stadium van het werkproces uitvoert.
- Samenwerking en afstemming – Het team werkt nauw samen om ervoor te zorgen dat PBI’s soepel door het werkproces bewegen. Pas als een PBI is voltooid wordt de volgende opgepakt. Dit vereist samenwerking en afstemming tussen teamleden.
- Regelmatige inspectie – Het team inspecteert de status van de PBI’s en de WIP-limieten met regelmaat, zoals tijdens de Daily Scrum. Hierdoor kan het team snel ingrijpen als limieten worden overschreden of als er andere knelpunten ontstaan.
- Metriek – Er zijn verschillende metrieken die Scrum Teams met Kanban inzetten om hun werk-in-uitvoering te managen. Naast Work in Progress is dit bijvoorbeeld Werk-item leeftijd.
Door WIP actief te managen, verbeteren Scrum Teams de doorstroom van werk en voorkomen ze overbelasting. Het zorgt er ook voor dat het team onnodige vertragingen en bottlenecks vermindert, waardoor het uiteindelijk effectiever en efficiënter werkt.
4. Inspectie en aanpassing van de definitie van de Workflow
De Kanban practices worden door het Scrum Team gedefinieerd in definitie van de Workflow. Deze definitie beschrijft daarmee het beleid voor het volgen van de Kanban practices. Het gezamenlijk begrip van deze definitie verhoogt transparantie, wat zelfmanagement weer mogelijk maakt.
Onderdelen van de definitie van de Workflow zijn onder andere:
- Het visualisatiebeleid – Dit beleid heeft betrekking op het gebruik van visuele hulpmiddelen om de voortgang van werk duidelijk en transparant weer te geven. Voorbeelden zijn het Scrum-bord, velden, kleurcodes of labels van user stories / issues en de te gebruiken grafieken of diagrammen.
- Werkafspraken – Werkafspraken helpen het team om de workflow te structureren en de prestaties te optimaliseren. Denk aan afspraken over Service Level Expectations, Batchgrootte, Work in Progress (WIP)-limieten en Prioritering van (ad-hoc) werk.
Waarom Kanban practices gebruiken?
Door de Kanban practices te integreren in een Scrum-context, profiteren teams van een verbeterde workflow, betere visualisatie van het werk en een gestage, continue verbetering van hun processen. Het resultaat is een meer gestroomlijnd en effectief team!