Wat is een Sprint Retrospective?
De Sprint Retrospective is de laatste formele gebeurtenis in een Sprint en sluit de Sprint ook af. Tijdens deze bijeenkomst kijkt het Scrum Team terug op hoe de afgelopen Sprint is gegaan. Het idee is om hiervan te leren om vervolgens verbeteringen door te voeren. Centraal in Scrum staat namelijk het concept van inspecteren en aanpassen.
Doel
Het doel van de Sprint Retrospective is om manieren te bedenken om de kwaliteit en effectiviteit te verhogen én in te plannen. Dit kan op verschillende manieren, zoals:
- Reflectie – Het team bespreekt wat goed ging tijdens de Sprint en wat beter kan. Dit gaat over zowel werkprocessen als de samenwerking binnen het team.
- Identificeren van verbeterpunten – Het team identificeert specifieke gebieden waar verbetering mogelijk is zoals individuen, interacties, processen, tools en de Definition of Done van het team.
- Actieplan opstellen – Het team maakt concrete actiepunten (ook wel direct omschreven in Product Backlog items) om de aanpassingen en verbeteringen door te voeren in volgende Sprint(s).
- Teamontwikkeling – De Retrospective helpt ook om de samenwerking en vertrouwen binnen het team te versterken.
Het doel is dus niet alleen om problemen te bespreken, maar vooral om actief te zoeken naar manieren om als team effectiever en efficiënter te werken in toekomstige Sprints.
Format Sprint Retrospective
Het format van de meeting staat overigens niet vast. Scrum biedt richtlijnen over het doel en de tijdslimiet van de Retrospective maar hoe het Scrum Team de meeting invult mag het zelf bepalen.
De aanpak van “wat ging goed, wat ging minder goed, wat kunnen we verbeteren” is populair maar er zijn genoeg alternatieven. Denk bijvoorbeeld aan Liberating Structures zoals “1-2-4-Allemaal”, “Conversation Café” of “Triz”.
Scrum Teams gebruiken soms ook games om discussies te stimuleren. Het belangrijkste is dat het format helpt om open en eerlijke feedback te genereren. Teams mogen hun Retrospective ook aanpassen op basis van wat in vorige Sprints is geleerd. Als een bepaalde aanpak niet effectief bleek, kan het Team iets anders proberen.
Dus hoewel er gemeenschappelijke elementen zijn in veel Retrospectives (zoals reflectie op het verleden en het plannen van verbeteringen), staat het format zelf niet vast en mag het team het aanpassen aan hun eigen behoeften en voorkeuren.
Rol Scrum Master
Het Scrum Team beslist zelf hoe de Retrospective wordt georganiseerd. De Scrum Master mag helpen door suggesties te doen of nieuwe formats voor te stellen, maar het is uiteindelijk aan het team.
De Scrum Master heeft wel andere belangrijke verantwoordelijkheden in de Retro, vooral gericht op faciliteren en ondersteuning.
- Faciliteren van de Meeting – De Scrum Master zorgt ervoor dat de gebeurtenis plaatsvindt en soepel verloopt. De Scrum Master zorgt er ook voor dat de meeting binnen de timebox blijft en dat iedereen de kans krijgt om te spreken.
- Veilige omgeving creëren – De Scrum Master zorgt voor een open en eerlijke sfeer waarin teamleden zich comfortabel voelen om zowel successen als uitdagingen te delen.
- Stimuleren van constructieve discussie – De Scrum Master helpt bij het faciliteren van de discussie, zodat het team zich concentreert op het vinden van manieren om hun werkproces te verbeteren.
- Ondersteunen bij actiepunten – De Scrum Master helpt het team bij het definiëren van concrete actiepunten voor verbetering en stimuleer het team om deze op te volgen in de volgende Sprints.
- Coaching en Begeleiding – De Scrum Master biedt ook begeleiding en coaching aan het team over hoe ze effectiever samenwerken en Scrum nog beter kunnen toepassen.
Kortom de Scrum Master speelt een cruciale rol in het faciliteren van een productieve Retrospective die gericht is op continue verbetering en teamontwikkeling.
Valkuilen van een Retrospective
Tijdens de Sprint Retrospective zijn er ook verschillende valkuilen die de effectiviteit van de sessie verminderen. Hier zijn enkele veelvoorkomende:
- Niet openstaan voor feedback – Als teamleden niet openstaan voor constructieve kritiek of feedback, leidt dit meestal tot gemiste kansen voor verbetering.
- Focus op schuld – De Retrospective kan negatief worden als het team zich focust op het aanwijzen van schuldigen in plaats van op het zoeken naar oplossingen.
- Gebrek aan actie – Bespreken wat er mis ging zonder concrete actiepunten te formuleren maakt de sessie nutteloos. Het is belangrijk dat het team met actieplannen komt.
- Dominantie van enkele personen – Als slechts enkele teamleden de discussie domineren, gaan belangrijke inzichten van anderen verloren.
- Herhaling van dezelfde onderwerpen – Als je dezelfde problemen herhaaldelijk bespreekt zonder dat er iets verandert, leidt dit tot frustratie en een gevoel van zinloosheid.
- Te veel detail – Te veel focus op kleine details in plaats van op grotere thema’s en patronen maakt het moeilijk om betekenisvolle verbeteringen te identificeren.
- Tijdsbeheer – Het niet respecteren van de timebox leidt tot een haastige of onvolledige retrospective.
Het is belangrijk dat de Scrum Master deze valkuilen herkent en vervolgens helpt om een positieve omgeving te creëren waarin alle teamleden hun mening delen en samenwerken aan verbeteringen.
Geen externen in Retrospective
Eigenlijk nodig je nooit externe personen uit voor de Sprint Retrospective. De meeting is specifiek bedoeld voor het Scrum Team – dat wil zeggen de Developers, de Scrum Master en de Product Owner. Hier zijn enkele redenen waarom:
- Open en vertrouwelijke sfeer – De Retrospective is bedoeld als een veilige omgeving waarin teamleden openlijk hun gedachten, uitdagingen en zorgen mogen delen. De aanwezigheid van buitenstaanders belemmert deze openheid.
- Teamfocus – De focus ligt op het verbeteren van het teamwork en de processen binnen het Scrum Team. De meningen en inzichten van het team zelf zijn hierbij het meest relevant.
- Vermijden van externe invloed – De aanwezigheid van externen kan onbedoeld druk of beïnvloeding met zich meebrengen en tast de objectiviteit van de Retrospective aan.
In sommige gevallen is het echter nuttig om een externe partij uit te nodigen voor specifieke inzichten of expertise, maar dit moet een bewuste keuze zijn en met instemming zijn van het hele Scrum Team.